top of page
Wedding Coordinator Pretoria, Johannesburg & Cape Town

HUWELIJKSCOÖRDINATOR

Op de Dag Huwelijksmanagement

Op de dag Bruiloft Coördinatie in Pretoria, Johannesburg & Kaapstad

Sommige koppels hebben het planningsproces onder controle, maar willen niet de stress van het moeten beheren van leveranciers en de planning op hun grote dag.
Veel liever drinken ze een glaasje champagne en genieten ze samen met vrienden en familie van hun trouwdag. Bij Ethereal Events zijn we het daar volledig mee eens!


Net als uw goede fee komen wij langs met een gepersonaliseerde tijdlijn voor uw trouwdag, nemen wij het beheer van de leveranciers over en coördineren uw trouwdag, zodat alles zo soepel mogelijk verloopt.

Wij bieden onze coördinatiepakketten aan inPretoria, Johannesburg en Kaapstad

Gauteng, provincie Noordwest, Mpumalanga en Limpopo.

Laat ons uw bruiloft omtoveren tot een magische ervaring!

Dit is onze bruiloft op de dag zelf   Coördinatiepakket voor degenen die hun eigen bruiloft plannen, maar iemand op de dag nodig hebben om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Inclusief

COÖRDINATIEPAKKET

Overleg & Ontmoeting

Toegang tot software voor huwelijksplanning

Begroting

  • Budgetopstelling en toewijzing

 

  • financiële spreadsheets

 

  • Beheer van maandelijkse betalingsschema's en herinneringen

Inkoop en beheer van leveranciers

Concept ontwerp

Inkoop en beheer van decorleveranciers

Tijdlijn

Coördinatie 12 uur

Bruiloften 2024: R14.000

Bruiloften 2025: R16.000

50 - 60 UUR PLANNING
+
(12 uur op de dagcoördinatie: 8.00 – 20.00 uur)

#1 Overleg & Ontmoeting

 

  • Planning voortgangsvergadering

  • Alle details voor de grote dag bespreken

  • Moodboard-consultatie

  • Vragenlijst

  • advies tips en planning "gameplan "

  • Begrotingsbesprekingen

#2 Software voor huwelijksplanning

 

  • Controlelijst voor huwelijksplanning

  • Kalender

  • Online gastenlijst

  • RSVP-tracking

  • Contactlijst

  • Opmerkingen

  • Tijdlijn en schema's

  • Budgetbeheer

  • Factuur volgen

  • Betalingsschema's en tracking

  • Indeling en zitplaatsen

  • Creatie van een plattegrond voor de huwelijksreceptie

  • Instelling zitplaatsindeling

  • Menuopties & dieetwensen

#3 Tijdlijn

Creatie van Evenementtijdlijn & alle benodigde schema's:

  • Opzetbeheer en Logistiek:

    • Creëren/Voorstellen van logistieke schema's voor alle leveranciers: Zorgen dat alle zelfstandige leveranciers op geschikte tijden arriveren om hun diensten te leveren.

    • Bevestiging van schema's en tijden door alle leveranciers: Alle leveranciers ontvangen een opzetschema en bevestigen hun tijden en geleverde diensten/producten.

    • Tijdmanagement per taak: Rekening houdend met de tijd die elke taak in beslag neemt en zorgen dat er voldoende personeel beschikbaar is om de taak op tijd af te ronden.

    • Naleving van leverancierscontracten: Zorgen dat alle leveranciers precies leveren wat er door de klant is gecontracteerd.

    • Tijdige opzet voor de ceremonie, cocktailuurtje en receptie.

Specifieke Schema's:

  • MC-schema

  • Schema bruid & bruidegom

  • Schema bruidsfeest

  • Schema make-up & haar

  • Schema decoratie & bloemist

  • DJ-schema met de liedjeslijst voor huwelijksplechtigheden

  • Schema voedselservice

  • Schema speeches & toasts

  • Schema officiant/priester/pastoor

  • Schema van de locatie

  • Schema van de dag: Inclusief ceremonie, pre-drinks & receptie

  • Fotografie en video shotlijst

#7 Coördinatie 12 Uur & Beheer op de Huwelijksdag

Inclusief het beheer van de opzet, het opstellen, communiceren en bevestigen van een opzetschema. Beheer van alle leveranciers, waaronder locatie, fotografie, video, haar en make-up, DJ en entertainment gedurende de dag met betrekking tot tijdschema's en eventuele wijzigingen. Bijvoorbeeld, als de ceremonie een uur te laat begint, moet de keuken worden geïnformeerd, evenals de MC, DJ en de teams van foto en video; misschien kunnen we bespreken hoe we weer op schema kunnen komen, of in sommige gevallen moeten overuren worden goedgekeurd en ondertekend.

Herziening van ondertekende contracten en bevestiging van logistiek van leveranciers.

Bevestig alle producten en diensten.

Bevestig en verstuur de tijdlijn naar de locatiecoördinator en alle andere leveranciers.

Bevestig aankomst-/leveringstijd.

Op locatie aanwezige huwelijkscoördinator.

Coördinatie van repetitie, ceremonie en receptie.

Beheer van het schema op de huwelijksdag.

Beheer en toezicht op evenementen op de dag zelf.

Beheer van levering, opzet en logistiek van alle leveranciers op de huwelijksdag.

Levering & opzet van alle persoonlijke items*.

Opzet van stationery.

Beheer van MC op de dag.

Beheer van voedselservice.

Beheer van het bruidspersoneel.

Coördinatie van fotografie van familiefoto's en groepsfoto's.

*Persoonlijke items kunnen dingen zijn zoals gastenboeken, fotohoeken, enz.

#5  A final consultation

 

Hand-over of all the final details

Draft schedules finalization

Liaising with all suppliers, sending all schedules, and making changes where requested

Bestemming Bruiloften:

Dit kan elk van de planningspakketten zijn

 

Accommodatie voor de planner en assistent moet door de bruid worden verzorgd

Reiskosten worden aan alle pakketten toegevoegd

Waarom zou u een bruiloftscoördinator inhuren ?

U denkt misschien dat uw locatie al een coördinator heeft?
Er is echter een verschil tussen een trouwcoördinator en een locatiecoördinator...
Een locatiecoördinator coördineert de locatie; ervoor zorgen dat de locatie schoon is, het personeel weet wat ze moeten doen, de voedselbereidingen en alles wat met de LOCATIE te maken heeft.

 


Wat doet de Huwelijkscoördinator?

Installatiebeheer en logistiek
Het creëren/voorstellen van logistieke schema's voor alle leveranciers om ervoor te zorgen dat alle onafhankelijke leveranciers op geschikte tijden arriveren om hun diensten te leveren
Ervoor zorgen dat alle leveranciers het installatieschema ontvangen en hun aankomst- en installatietijden voor hun diensten/producten bevestigen

Rekening houdend met de hoeveelheid tijd die elke taak in beslag zal nemen en ervoor zorgen dat er voldoende personeel is om de taak op tijd te voltooien.
Ervoor zorgen dat alle leveranciers precies de dienst/product leveren die door de klant is gecontracteerd
Ervoor zorgen dat de voorbereiding voor de ceremonie, cocktail en receptie op tijd is voltooid
Op de dagleiding voor de bruiloft
Inclusief het opzetten van beheer, het opstellen, communiceren en bevestigen van het opstellen van een planning
Beheer van alle leveranciers, inclusief locatie, foto, video, haar en make-up, DJ en entertainment gedurende de dag, met betrekking tot tijdschema's en eventuele wijzigingen. Als de ceremonie bijvoorbeeld een uur te laat begint, moet de keuken op de hoogte worden gebracht, evenals de MC, DJ en foto en video, misschien kunnen we bespreken hoe we de planning kunnen inhalen

bottom of page